Artikel 7

Dokumentation eingehender Meldungen

(1)   Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass die zuständigen Behörden jede Verstoßmeldung dokumentieren.

(2)   Die zuständigen Behörden bestätigen den Eingang schriftlicher Verstoßmeldungen unverzüglich an die von der meldenden Person genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse, es sei denn, die meldende Person hat sich ausdrücklich dagegen ausgesprochen oder die zuständige Behörde hat Grund zu der Annahme, dass die Bestätigung des Eingangs einer schriftlichen Meldung den Schutz der Identität der meldenden Person beeinträchtigen würde.

(3)   Wird für die Meldung eines Verstoßes eine Telefonverbindung mit Gesprächsaufzeichnung genutzt, ist die zuständige Behörde berechtigt, die mündliche Meldung auf folgende Weise zu dokumentieren:

a)	Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form oder

b)

vollständige und genaue Transkription des Gesprächs, die von den speziellen Mitarbeitern der zuständigen Behörde angefertigt wird. Hat die meldende Person ihre Identität offengelegt, so wird ihr von der zuständigen Behörde die Möglichkeit eingeräumt, die Transkription des Anrufs zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen.

(4)   Wird für die Meldung eines Verstoßes eine Telefonverbindung ohne Gesprächsaufzeichnung genutzt, ist die zuständige Behörde berechtigt, die mündliche Meldung in Form eines detaillierten Gesprächsprotokolls zu dokumentieren, das von den speziellen Mitarbeitern der zuständigen Behörde angefertigt wird. Hat die meldende Person ihre Identität offengelegt, so wird ihr von der zuständigen Behörde die Möglichkeit eingeräumt, das Protokoll des Anrufs zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen.

(5)   Erbittet eine Person für die Meldung eines Verstoßes ein persönliches Treffen mit den speziellen Mitarbeitern der zuständigen Behörde gemäß Artikel 6 Absatz 3 Buchstabe c, sorgen die zuständigen Behörden dafür, dass vollständige und genaue Aufzeichnungen des Treffens in dauerhafter und abrufbarer Form aufbewahrt werden. Die zuständige Behörde ist berechtigt, die Aufzeichnungen eines persönlichen Treffens auf folgende Weise dokumentieren:

a)	Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form oder

b)

detailliertes Protokoll des Treffens, das von den speziellen Mitarbeitern der zuständigen Behörde angefertigt wird. Hat die meldende Person ihre Identität offengelegt, so wird ihr von der zuständigen Behörde die Möglichkeit eingeräumt, das Protokoll des Treffens zu prüfen, zu berichtigen und per Unterschrift zu bestätigen.