Artikel 4
Governance der Kollegien
Die Ko-Vorsitze sorgen zumindest dafür, dass
die Ziele einer jeden Sitzung oder Tätigkeit des Kollegiums klar festgelegt werden;
die Sitzungen oder Tätigkeiten des Kollegium wirkungsvoll bleiben, und trägt gleichzeitig dafür Sorge, dass alle Mitglieder des Kollegiums in vollem Umfang über die für sie relevanten Tätigkeiten des Kollegiums informiert sind;
der Zeitplan für die Sitzungen oder Tätigkeiten des Kollegiums so festgelegt wird, dass deren Ergebnisse eine Hilfe bei der Beaufsichtigung der CCP darstellen;
die CCP und andere zentrale Beteiligte sich über Rolle und Arbeitsweise des Kollegiums vollumfänglich im Klaren sind;
die Tätigkeiten des Kollegiums regelmäßig überprüft und Abhilfemaßnahmen ergriffen werden, falls das Kollegium nicht wirkungsvoll operiert;
die Tagesordnung für eine jährliche Krisenmanagement-Planungssitzung der Mitglieder des Kollegiums, erforderlichenfalls in Zusammenarbeit mit der CCP, festgelegt wird.
Um die Effizienz und Effektivität des Kollegiums zu gewährleisten, übernehmen die Ko-Vorsitze die Funktion als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen im Zusammenhang mit der praktischen Organisation des Kollegiums und halten einander auf dem Laufenden. Die Ko-Vorsitze führen zumindest folgende Aufgaben durch:
Aufstellung, Aktualisierung und Weiterleitung der Kontaktliste mit Angaben zu allen Mitgliedern des Kollegiums;
Erstellung und Übermittlung der Tagesordnung und der Unterlagen für Sitzungen oder Tätigkeiten des Kollegiums;
Erörterung der Umsetzung der jährlichen Aufsichtsprioritäten gemäß Artikel 24a Absatz 7 Buchstabe ba der Verordnung (EU) Nr. 648/2012;
Führung der Sitzungsprotokolle und Formalisierung der Aktionspunkte;
Verwaltung der Website des Kollegiums, falls vorhanden;
soweit erforderlich, Bereitstellung von Informations- und Spezialteams zur Unterstützung des Kollegiums bei dessen Aufgaben;
rechtzeitige Verbreitung aller Informationen auf geeignetem Wege unter den Mitgliedern des Kollegiums.
Für die Zwecke des Buchstaben b übermitteln die Ko-Vorsitze vor jeder Sitzung des Kollegiums — mit Ausnahme von in Krisensituationen einberufenen Sitzungen — mit ausreichendem Vorlauf einen Entwurf der Tagesordnung, damit die Mitglieder des Kollegiums sich an der Festlegung der Tagesordnung beteiligen können, insbesondere durch Hinzufügen von Tagesordnungspunkten.
Die Tagesordnung wird von den Ko-Vorsitzen mit ausreichendem Vorlauf vor einer Sitzung des Kollegiums fertiggestellt und den Mitgliedern des Kollegiums übermittelt. Die Ko-Vorsitze und die anderen Mitglieder des Kollegiums übermitteln vor jeder Sitzung mit ausreichendem Vorlauf alle in dieser Sitzung des Kollegiums zu berücksichtigenden Informationen.
Für die Zwecke des Buchstaben c übermittelt die für die CCP zuständige Behörde den Mitgliedern des Kollegiums nach dessen Sitzungen so schnell wie möglich die Sitzungsprotokolle, sobald diese Protokolle von den Ko-Vorsitzen gebilligt wurden, und räumt den Mitgliedern des Kollegiums ausreichend Zeit zur Stellungnahme ein.
Die Mitglieder des Kollegiums können beantragen, dass die Ko-Vorsitze eine Kollegiumssitzung abhalten. Die Ko-Vorsitze begründen jede Ablehnung eines solchen Antrags ordnungsgemäß.