Artikel 4
Governance der Kollegien
Die für die CCP zuständige Behörde sorgt zumindest dafür, dass
die Ziele einer jeden Sitzung oder Tätigkeit des Kollegiums klar festgelegt werden;
die Sitzungen oder Tätigkeiten des Kollegium wirkungsvoll bleiben, und trägt gleichzeitig dafür Sorge, dass alle Mitglieder des Kollegiums in vollem Umfang über die für sie relevanten Tätigkeiten des Kollegiums informiert sind;
der Zeitplan für die Sitzungen oder Tätigkeiten des Kollegiums so festgelegt wird, dass deren Ergebnisse eine Hilfe bei der Beaufsichtigung der CCP darstellen;
die CCP und andere zentrale Beteiligte sich über Rolle und Arbeitsweise des Kollegiums vollumfänglich im Klaren sind;
die Tätigkeiten des Kollegiums regelmäßig überprüft und Abhilfemaßnahmen ergriffen werden, falls das Kollegium nicht wirkungsvoll operiert;
die Tagesordnung für eine jährliche Krisenmanagement-Planungssitzung der Mitglieder des Kollegiums, erforderlichenfalls in Zusammenarbeit mit der CCP, festgelegt wird.
Um die Effizienz und Effektivität des Kollegiums zu gewährleisten, übernimmt die für die CCP zuständige Behörde die Funktion als zentrale Anlaufstelle für alle Fragen im Zusammenhang mit der praktischen Organisation des Kollegiums. Die für die CCP zuständige Behörde führt zumindest folgende Aufgaben durch:
Aufstellung, Aktualisierung und Weiterleitung der Kontaktliste mit Angaben zu allen Mitgliedern des Kollegiums;
Übermittlung der Tagesordnung und der Unterlagen für Sitzungen oder Tätigkeiten des Kollegiums;
Führung der Sitzungsprotokolle und Formalisierung der Aktionspunkte;
Verwaltung der Website des Kollegiums und, falls vorhanden, anderer elektronischer Mittel für den Informationsaustausch;
soweit praktikabel, Bereitstellung von Informations- und Spezialteams zur Unterstützung des Kollegiums bei dessen Aufgaben;
Verbreitung von Informationen auf geeignetem Wege unter den Mitgliedern des Kollegiums.
Für die Zwecke des Buchstaben b übermittelt die für die CCP zuständige Behörde vor jeder Sitzung des Kollegiums — mit Ausnahme von in Krisensituationen einberufenen Sitzungen — mit ausreichendem Vorlauf einen Entwurf der Tagesordnung, damit die Mitglieder des Kollegiums sich an der Festlegung der Tagesordnung beteiligen können, insbesondere durch Hinzufügen von Tagesordnungspunkten.
Die Tagesordnung wird von der für die CCP zuständigen Behörde rechtzeitig vor einer Sitzung des Kollegiums fertiggestellt und den Mitgliedern des Kollegiums übermittelt. Die für die CCP zuständige Behörde und die anderen Mitglieder des Kollegiums übermitteln vor jeder Sitzung rechtzeitig alle in dieser Sitzung des Kollegiums zu berücksichtigenden Informationen.
Für die Zwecke des Buchstaben c übermittelt die für die CCP zuständige Behörde den Mitgliedern des Kollegiums nach dessen Sitzungen so zeitnah wie möglich die Sitzungsprotokolle und räumt ihnen ausreichend Zeit zur Stellungnahme ein.
Die Mitglieder des Kollegiums können beantragen, dass die für die CCP zuständige Behörde eine Sitzung des Kollegiums abhält. Die für die CCP zuständige Behörde begründet jede Ablehnung eines solchen Antrags ordnungsgemäß.