Artikel 4
Allgemeine Anforderungen an Verfahren und Organisation
(1)
Die Mitgliedstaaten verpflichten die Verwaltungsgesellschaften,
a)
Entscheidungsprozesse und eine Organisationsstruktur, bei der Berichtspflichten klar festgelegt und dokumentiert und Funktionen und Aufgaben klar zugewiesen und dokumentiert sind, zu schaffen, umzusetzen und aufrechtzuerhalten;
b)
sicherzustellen, dass ihre relevanten Personen über die Verfahren, die für eine ordnungsgemäße Wahrnehmung ihrer Aufgaben einzuhalten sind, im Bilde sind;
c)
angemessene interne Kontrollmechanismen, die die Einhaltung von Beschlüssen und Verfahren auf allen Ebenen der Verwaltungsgesellschaft sicherstellen sollen, zu schaffen, umzusetzen und aufrechtzuerhalten;
d)
eine reibungslos funktionierende interne Berichterstattung und Weitergabe von Informationen auf allen maßgeblichen Ebenen der Verwaltungsgesellschaft sowie einen reibungslosen Informationsfluss mit allen beteiligten Dritten einzuführen, zu praktizieren und aufrechtzuerhalten;
e)
angemessene und systematische Aufzeichnungen über ihre Geschäftstätigkeit und interne Organisation zu führen.
Die Mitgliedstaaten sorgen dafür, dass die Verwaltungsgesellschaften der Art, dem Umfang und der Komplexität ihrer Geschäfte sowie der Art und dem Spektrum der im Zuge dieser Geschäfte erbrachten Dienstleistungen und Tätigkeiten Rechnung tragen.
Die Mitgliedstaaten sorgen dafür, dass Verwaltungsgesellschaften bei der Erfüllung der in Unterabsatz 1 aufgeführten Anforderungen Nachhaltigkeitsrisiken Rechnung tragen.
(2)
Die Mitgliedstaaten verpflichten die Verwaltungsgesellschaften, angemessene Systeme und Verfahren zum Schutz von Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit von Daten einzurichten, anzuwenden und aufrechtzuerhalten und dabei der Art dieser Daten Rechnung zu tragen.
(3)
Die Mitgliedstaaten verpflichten die Verwaltungsgesellschaften, eine angemessene Notfallplanung festzulegen, umzusetzen und aufrechtzuerhalten, die bei einer Störung ihrer Systeme und Verfahren gewährleisten soll, dass wesentliche Daten und Funktionen erhalten bleiben und Dienstleistungen und Tätigkeiten fortgeführt werden oder — sollte dies nicht möglich sein — diese Daten und Funktionen bald zurückgewonnen und die Dienstleistungen und Tätigkeiten bald wieder aufgenommen werden.
(4)
Die Mitgliedstaaten verpflichten die Verwaltungsgesellschaften zur Festlegung, Umsetzung und Aufrechterhaltung von Rechnungslegungsgrundsätzen und -methoden, die es ihnen ermöglichen, der zuständigen Behörde auf Verlangen rechtzeitig Abschlüsse vorzulegen, die ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild ihrer Vermögens- und Finanzlage vermitteln und mit allen geltenden Rechnungslegungsstandards und -vorschriften in Einklang stehen.
(5)
Die Mitgliedstaaten verpflichten die Verwaltungsgesellschaften, die Angemessenheit und Wirksamkeit ihrer nach den Absätzen 1 bis 4 geschaffenen Systeme, internen Kontrollmechanismen und Vorkehrungen zu überwachen und regelmäßig zu bewerten und die zur Abstellung etwaiger Mängel erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen.