Artikel 9
Verfahren für interne Meldungen und Folgemaßnahmen
(1)
Die Verfahren für interne Meldungen und Folgemaßnahmen gemäß Artikel 8 schließen Folgendes ein:
a)
Meldekanäle, die so sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeitern der Zugriff darauf verwehrt wird;
b)
eine innerhalb einer Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung an den Hinweisgeber zu richtende Bestätigung dieses Eingangs;
c)
die Benennung einer unparteiischen Person oder Abteilung, die für die Folgemaßnahmen zu den Meldungen zuständig ist, wobei es sich um dieselbe Person oder Abteilung handeln kann, die die Meldungen entgegennimmt und die mit dem Hinweisgeber in Kontakt bleibt, diesen erforderlichenfalls um weitere Informationen ersucht und ihm Rückmeldung gibt;
d)
ordnungsgemäße Folgemaßnahmen der benannten Person oder Abteilung nach Buchstabe c;
e)
ordnungsgemäße Folgemaßnahmen in Bezug auf anonyme Meldungen, sofern durch das nationale Recht vorgesehen;
f)
einen angemessenen zeitlichen Rahmen für die Rückmeldung an den Hinweisgeber, und zwar von maximal drei Monaten ab der Bestätigung des Eingangs der Meldung bzw. — wenn der Eingang dem Hinweisgeber nicht bestätigt wurde — drei Monate nach Ablauf der Frist von sieben Tagen nach Eingang der Meldung;
g)
die Erteilung klarer und leicht zugänglicher Informationen über die Verfahren für externe Meldungen an die zuständigen Behörden nach Artikel 10 und gegebenenfalls an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Union.
(2)
Die Meldekanäle gemäß Absatz 1 Buchstabe a müssen die Meldung in schriftlicher oder mündlicher bzw. in beiden Formen ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung sowie — auf Ersuchen des Hinweisgebers — im Wege einer physischen Zusammenkunft innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens möglich sein.