Artikel 18
Dokumentation der Meldungen
(1)
Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und zuständige Behörden alle eingehenden Meldungen im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten gemäß Artikel 16 dokumentieren. Die Meldungen werden nicht länger aufbewahrt, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um die von dieser Richtlinie auferlegten Anforderungen oder andere Anforderungen nach Unionsrecht oder nationalem Recht zu erfüllen.
(2)
Bei telefonisch oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung erfolgten Meldungen, die aufgezeichnet werden, sind die juristischen Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers berechtigt, die mündliche Meldung auf eine der folgenden Weisen dokumentieren:
a)
durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form, oder
b)
durch vollständige und genaue Niederschrift des Gesprächs durch die für die Bearbeitung der Meldungen verantwortlichen Mitarbeiter.
Juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden geben dem Hinweisgeber Gelegenheit, die Niederschrift zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu bestätigen.
(3)
Bei telefonisch oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung erfolgten Meldungen, die nicht aufgezeichnet werden, sind juristische Personen des privaten und des öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden berechtigt, die mündliche Meldung mittels eines genauen, von den für die Bearbeitung der Meldungen verantwortlichen Mitarbeitern erstellten Gesprächsprotokolls zu dokumentieren. Juristische Personen des privaten und des öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden geben dem Hinweisgeber Gelegenheit, das Gesprächsprotokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu bestätigen.
(4)
Bittet ein Hinweisgeber gemäß Artikel 9 Absatz 2 und Artikel 12 Absatz 2 um eine Zusammenkunft mit den Mitarbeitern der juristischen Personen des privaten und öffentlichen Sektors oder der zuständigen Behörden, um einen Verstoß zu melden, so sorgen die juristischen Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden vorbehaltlich der Zustimmung des Hinweisgebers dafür, dass vollständige und genaue Aufzeichnungen über die Zusammenkunft in dauerhafter und abrufbarer Form aufbewahrt werden.
Juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden sind berechtigt, die Zusammenkunft auf eine der folgenden Weisen zu dokumentieren:
a)
durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhafter und abrufbarer Form, oder
b)
durch ein von den für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Mitarbeitern erstelltes genaues Protokoll der Zusammenkunft.
Juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors und die zuständigen Behörden geben dem Hinweisgeber Gelegenheit, das Protokoll der Zusammenkunft zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und durch seine Unterschrift zu bestätigen.